Luchtvracht & Douane

Je wilt een machine, module of complete productielijn snel én veilig over de grens krijgen. Dan draait het om twee dingen: luchtvracht voor tempo en douane voor voorspelbaarheid. Met de juiste voorbereiding voorkom je stilstand, verrassingen bij de security‑check en extra kosten. Op deze pagina lees je hoe Pol Industrial Movements jouw luchtvracht en douane van A tot Z regisseert, van exportverpakking en verkisting tot documentatie en aflevering.

Waarom is luchtvracht en douane zo bepalend voor je doorlooptijd?

Luchtvracht is de snelste internationale route voor machines en spare parts, maar alleen als je douanedata en documenten op orde zijn. Luchtvaartmaatschappijen en de EU vragen vooraf complete gegevens voor een veiligheidsbeoordeling. Denk aan een duidelijke omschrijving van de goederen, HS‑codes en, waar nodig, EORI‑nummers. Met die combinatie van snelheid en compliance voorkom je “do not load”-meldingen, extra checks en oponthoud op de terminal.

Hoe pakken wij jouw luchtvrachtproject aan?

We combineren verpakken/verkisten, hijsen, transportplanning en douanedocumentatie in één regie. Zo hou jij 1 aanspreekpunt en een voorspelbare planning.

• Intake en projectregie: We starten met een technische opname en risicoscan. We bepalen routes, hijs- en hefmiddelen, afmetingen/gewichten en de benodigde exportverpakking. Jij krijgt een helder plan met planning, taken en randvoorwaarden.
• Verpakken en verkratten op ISPM 15‑niveau: Je machine wordt veiliggesteld met barrièrefolie (vacuüm), VCI‑bescherming tegen corrosie en schok/tilt‑indicatoren. Houten kisten en pallets maken we volgens ISPM 15. Zo voorkom je problemen bij douane‑ en fytosanitaire controles. Lees meer over onze methodes bij Verpakken van machines en Verkratten van Machines.
• Douane & documenten: We stemmen de exportdossiers af met jouw expediteur of onze vaste douanepartners: exportaangifte (EX‑A via DMS/AES), factuur en paklijst, eventuele oorsprongsdocumenten en instructies voor de luchtvrachtbrief.
• Boeking & pre‑advice (ICS2): We boeken de vlucht via ons netwerk en leveren tijdig de benodigde data aan richting luchtvaartmaatschappij/afhandelaar. Vroege en complete data verkleint de kans op vertraging.
• Luchthavenhandling & aflevering: We coördineren de aanlevering bij de afhandelaar, bewaken milestones en zorgen voor een nette aflevering op de eindlocatie met de juiste hijs- en hefmiddelen.
• Nazorg: Na afloop krijg je de documentatie en een korte evaluatie. Handig voor herhaalzendingen of retourlogistiek.

Welke documenten en data heb je nodig? (checklist)

Een complete set voorkomt vertraging. Gebruik deze checklist:

• Commerciële factuur en paklijst met netto/brutogewichten en afmetingen per collo.
• HS‑codes (minimaal 6‑cijferig) en niet‑generieke omschrijving van de goederen.
• EORI‑nummers van afzender/ontvanger waar van toepassing.
• Exportaangifte (EX‑A via DMS/AES). Uitleg: Douane NL – Uitvoer: aangifte doen.
• Zorg ervoor dat u de AWB/e‑AWB‑gegevens en een shipper’s letter of instruction aan de luchtvrachtpartner verstrekt.
• Eventuele certificaten (oorsprong, dual‑use, CE, GMP, sanitair/fytosanitair).
• Contactgegevens van afzender, ontvanger en notify party.
• Tip: Draag ICS2‑data vroeg aan.

Hoe zorgen we voor veilige exportverpakking en schadepreventie?

Een goede kist is een verzekeringspolis tegen transportschade. We bouwen kisten op maat met voldoende stijfheid, hijspunten en interne fixaties. We sealen machines in barrièrefolie (eventueel met droogmiddelen) en gebruiken VCI‑bescherming tegen corrosie, plus schok/tilt‑indicatoren voor traceerbare handling. Voor houten verpakkingen buiten de EU geldt doorgaans ISPM 15‑behandeling en IPPC‑markering. Wil je zien hoe wij het aanpakken? Bekijk Verpakken van machines of Verkratten van Machines.

Wat betekent dit voor food, pharma en high‑tech?

In clean‑ of GMP‑omgevingen tellen hygiëne, traceerbaarheid en minimale stilstand. We plannen rondom shutdowns, borgen clean handling en stemmen douane‑doorlooptijden met de vluchtplanning af. Onze teams werken dagelijks in actieve productieomgevingen. Meer weten over onze werkwijze op de fabriekvloer? Zie Industriële verhuizingen.

Wat kost luchtvracht en douane?

Stuur op voorspelbaarheid

Tarieven hangen af van chargeable weight/volume, route en urgency, luchthaven‑handling, exportverpakking (ISPM 15) en douanewerk. Je bespaart tijd en kosten door:

• Vroege en complete data (ICS2) aan te leveren.
• De juiste verpakking/verkisting te kiezen voor een snelle acceptatie.
• Slim te plannen met bufferopslag en staging.

Extra handig: met onze Warehousing‑dienst kun je machines tijdelijk opslaan en in batches uitleveren richting de luchthaven. Dat maakt je planning rustiger en je kosten voorspelbaarder.

Veelgestelde vragen over luchtvracht en douane

• Regelen jullie ook de luchtvrachtboeking en afhandeling? Ja. We werken met erkende luchtvrachtpartners via ons netwerk. Jij houdt één aanspreekpunt en wij bewaken het totale project van verpakking tot aflevering. Meer over multimodale logistiek vind je bij Pol Transport – Logistiek (https://www.pol-transport.nl/logistiek).
• Welke ICS2‑gegevens heb ik minimaal nodig? Minimaal een duidelijke, niet‑generieke omschrijving, HS‑codes (minimaal 6‑cijferig) en de contractpartijen. Soms is ook een EORI‑nummer van de geadresseerde vereist. Vroege aanlevering helpt de security‑beoordeling en voorkomt vertraging.
• Is e‑AWB voldoende of moet ik een papieren AWB hebben? Op veel routes is e‑AWB de standaard. Papier kan lokaal toch vereist zijn. Wij stemmen dit per zending en bestemming af met de luchtvaartpartner.
• Verzenden naar het Verenigd Koninkrijk: gelden extra regels? Ja. Voor import in Groot‑Brittannië zijn Entry Summary Declarations verplicht.
• Zijn houten kisten altijd verplicht? Niet altijd. Buiten de EU is ISPM 15 meestal vereist voor houten verpakkingen; binnen de EU vaak niet. We adviseren per land en kunnen where needed ook niet‑houten oplossingen toepassen.

Waarom kies je voor Pol Industrial Movements?

• Eén regiepartner: verpakken/verkisten, hijsen, transport, douane en aflevering.
• Eigen middelen en teams die in compacte ruimtes en actieve producties werken.
• Aantoonbare compliance: ISPM 15, nette documentatie en data‑kwaliteit voor ICS2.
• Sectorervaring in food, pharma en algemene maakindustrie.
• Mogelijkheid tot staging en tijdelijke opslag met Warehousing.

Halverwege plannen? Vraag nu een snelle check Heb je al een vlucht in optie of een go‑live‑datum in zicht? Laat ons een korte doorloop‑check doen op verpakking, data en douane. Zo voorkom je verrassingen op de terminal. Plan direct een intake of vraag een voorstel met doorlooptijdscenario’s aan.

Luchtvracht en douane moeten hand in hand gaan om je machine zonder vertraging op plaats van bestemming te krijgen. Met een combinatie van ISPM 15‑verpakking, strakke projectregie en complete ICS2‑data borg je doorlooptijd en kosten. Wil je dat wij jouw luchtzending van begin tot eind regisseren? Neem contact op, plan een opname op locatie of vraag direct een vrijblijvende offerte aan.

‍